この記事の結論
職務発明規程は、権利を会社へ帰属させる条文だけでは完成しません。発明者に与える相当の利益の基準を定め、基準策定時の協議、社員への開示、個別発明についての意見聴取を実施し、その過程を記録できる仕組みまで必要です。
職務発明規程を設け、社員がした職務発明について特許を受ける権利を会社に帰属させれば、制度の整備は終わるのでしょうか。実際には、権利の帰属を定めるだけでは足りません。
会社が職務発明について特許を受ける権利や特許権を取得した場合、発明者である社員には「相当の金銭その他の経済上の利益」を受ける権利があります。会社は、社員から権利を取得する仕組みとともに、その社員にどのような利益を与えるかを決めておく必要があります。
しかも、報奨金表を作って規程に添付するだけでよいわけではありません。相当の利益の基準をどのように作り、社員にどのように知らせ、個々の発明についてどのように適用したかが問われます。
職務発明規程は、条文だけでなく、その策定と運用まで含めて設計する必要があります。
権利帰属と相当の利益は別の問題
職務発明制度には、大きく分けて二つの問題があります。
一つは、職務発明について、特許を受ける権利を誰に帰属させるかという問題です。会社への原始帰属や予約承継について、契約、就業規則、職務発明規程などで定めます。
もう一つは、会社がその権利を取得することに対して、発明者である社員にどのような利益を与えるかという問題です。
特許法35条4項は、社員が契約や勤務規則などにより、会社に特許を受ける権利を取得させた場合、会社に特許権を承継させた場合、会社のために専用実施権を設定した場合などに、相当の利益を受ける権利を有すると定めています。
したがって、会社に権利を帰属させる条項があるからといって、社員への利益付与が不要になるわけではありません。反対に、報奨金を支払っているからといって、権利が当然に会社へ移るわけでもありません。権利帰属の根拠となる規程と、相当の利益の基準は、それぞれ明確にする必要があります。
会社への帰属を定める条項そのものと、相当の利益の基準を策定する手続とは別の問題です。もっとも、実務では両者を同じ職務発明規程に定めることが多いため、制定時に一体として社員へ説明する方が分かりやすく、制度への理解も得やすいでしょう。
相当の利益は、会社からの任意の賞金ではない
相当の利益は、会社が任意に与える賞金や好意的な処遇ではありません。職務発明について会社が権利を取得したことに対応して、社員に法律上認められる利益です。
典型的なのは、発明届の提出時、特許出願時、特許登録時、事業での実施時などに支払う金銭です。ただし、特許法は「金銭その他の経済上の利益」と定めており、金銭だけに限定していません。会社負担による留学の機会、ストックオプション、金銭的処遇の向上を伴う昇進・昇格なども、相当の利益となり得ます。
もっとも、経済的価値のない表彰状や社内での称賛だけでは、通常、相当の利益とはいえません。また、職務発明とは関係なく行われた通常の昇進や昇給を、後から相当の利益だったと説明することも困難です。
会社は、何を相当の利益として付与するのか、その利益がどの発明に対応するのかを、規程と個別の通知によって明確にする必要があります。
なぜ、利益の「決め方」が問題になるのか
相当の利益が社員の法律上の権利であるとしても、特許法は、報奨金額自体を定めているわけではありません。
発明の件数、技術分野、事業化までの期間、特許の利用方法、会社が得る利益は、会社や発明によって異なります。そこで、会社が職務発明規程などに相当の利益の基準を設け、その基準に従って金額や内容を決定することが想定されています。
ただし、会社が一方的に基準を作り、「規程どおりに支払った」と説明すれば、それだけで足りるわけではありません。
特許法35条5項は、規程などで相当の利益について定める場合、その定めに従って利益を与えることが「不合理」であってはならないとしています。そして、不合理かどうかを判断する際の主な事情として、次の三つを挙げています。
- 基準を作る際に、会社と社員との間でどのような協議が行われたか
- 作成した基準が社員にどのように開示されたか
- 個々の発明について利益を決める際に、発明者からどのように意見を聴取したか
つまり、基準を作り、それを社員に知らせ、個々の発明に適用するまでの過程も問題になります。
相当の利益の定めがない場合や、その定めに従った利益付与が不合理と判断された場合には、会社が発明から受けるべき利益、会社の負担や貢献、社員の処遇その他の事情を考慮して、相当の利益が改めて決められます。会社にとって金額の予測が難しくなるため、基準と手続を事前に整えておく意味があります。
基準を作る段階――会社と社員との「協議」
一つ目は、相当の利益の基準を作る段階での協議です。
協議とは、会社が完成した規程を社員に一方的に通知することではありません。相当の利益の基準について説明し、社員が質問や意見を述べ、会社がその内容を検討する過程です。
協議の方法は、対面での話合いに限られません。説明会、書面、電子メール、社内システムなどを利用することもできます。社員全員と個別に協議するほか、社員を正当に代表する者と協議する方法も考えられます。
ただし、社員代表と協議する場合には、その者が協議について社員を適切に代表していることが必要です。会社が都合のよい社員を一方的に選び、形式的に了承を得ただけでは、実質的な協議と評価されない可能性があります。
協議は、必ず会社と社員が合意に達することまで要求するものではありません。意見が一致しなくても、社員に発言の機会が与えられ、会社が意見を実質的に検討していれば、協議として評価され得ます。
実務では、規程案、説明資料、参加者、社員から出た質問、会社の回答、案を修正したかどうかを記録します。メールで意見を募集した場合には、募集期間、提出された意見、会社の検討結果を保存します。「協議した」と後から説明するのではなく、その過程を資料で確認できるようにすることが重要です。
基準を知らせる段階――策定した基準の「開示」
二つ目は、策定した基準を社員に開示することです。職務発明規程が会社内に存在していても、社員がその内容を確認できなければ、十分な開示とはいえません。
実務上は、規程と報奨基準を社内イントラネットや共有フォルダに掲載し、社員が必要なときに最新の内容を閲覧できるようにする方法が分かりやすいでしょう。紙で管理する場合には、保管場所と閲覧方法を周知します。
改定履歴も重要です。現在適用されている規程がどれなのか、どの時点の発明に旧基準と新基準のどちらを適用するのかが分からなければ、後に紛争が生じます。
規程の制定後に入社した社員への対応も必要です。その社員は、制定時の協議には参加していません。入社時研修で制度を説明し、規程の所在を示し、質問を受ける機会を設けることが考えられます。
個別に利益を決める段階――発明者からの「意見の聴取」
三つ目は、特定の職務発明について相当の利益の内容を決める際に、発明者から意見を聴くことです。これは、基準を作る際の協議とは別の手続です。
基準の制定時に社員全体から意見を募集していても、個別の発明について報奨金を決定する際に発明者が意見を述べる機会がなければ、意見聴取の問題は残ります。
会社は、少なくとも次の事項を発明者に通知する必要があります。
- 対象となる発明
- 適用した基準
- 決定した利益の内容または金額
- 共同発明者がいる場合の配分
- 問い合わせ先
- 意見や異議を申し出る方法
特許庁の職務発明ガイドラインは、意見の聴取について、特定の職務発明に係る相当の利益を決める際に、その発明者から質問や不服を含む意見を聴くことと整理しています。
発明者が意見を提出した場合には、会社はその内容を検討し、判断結果を回答します。発明者の希望どおりに変更する義務があるわけではありませんが、意見を実質的に検討したことが分かる運用が必要です。
中小企業での現実的な運用
中小企業が、大企業と同じ規模の委員会や複雑な評価制度を設ける必要はありません。特許庁も、中小企業向けの職務発明規程ひな形を公開しています。
例えば、まず職務発明規程案と報奨基準案を社員に配布し、説明会を開きます。一定期間、メールなどで質問や意見を受け付け、会社が回答します。必要があれば規程案を修正し、制定後は共有フォルダに掲載します。
新入社員には入社時に制度を説明します。個別の報奨を決定したときは、対象発明、金額、算定区分、共同発明者間の配分、問い合わせ先を通知します。
異議が出た場合には、知財担当者一人で判断を閉じず、必要に応じて開発、事業、人事、経営の担当者を含めて再検討します。単純な計算違いと、発明の評価に関する異議を分けて処理する仕組みも有効です。
この程度の仕組みでも、実際に手続を行い、記録を残せば、制度の実質を確保できます。反対に、専門家が作成した規程を社内に置いただけで、社員に説明せず、閲覧方法も知らせず、報奨の決定理由も通知しないのであれば、規程は十分に機能しません。
規程、説明、通知、記録を一つの制度にする
職務発明規程の目的は、社員から権利を取得することだけではありません。
会社がどのような基準で発明を評価し、どのように発明者へ報いるのかを明確にすることで、社員が安心して発明を届け出られる環境を作ることにあります。
規程、説明、通知、記録を別々の作業として扱わず、一つの制度として設計することが、相当の利益をめぐる紛争を防ぐ最も実用的な方法です。